Làm sao để giao tiếp tốt trong công việc?

Đăng bởi: admin

05/07/2025

Giao tiếp không chỉ là kỹ năng “mềm” phụ trợ cho công việc – nó là trụ cột vận hành của mọi tổ chức, dù bạn làm ở startup 5 người hay tập đoàn 5000 nhân sự. Nơi nào giao tiếp bị đứt gãy, nơi đó bắt đầu rạn nứt về hiệu suất, tinh thần và thậm chí là doanh thu.

Giao tiếp kém: "sát thủ thầm lặng" nơi công sở

Một báo cáo của Holmes Report chỉ ra rằng các công ty Mỹ mất trung bình 62,4 triệu USD mỗi năm chỉ vì giao tiếp nội bộ kém. Những con số ấy không đến từ tranh cãi nảy lửa, mà từ những email mập mờ, những cuộc họp mà mọi người “gật đầu nhưng chẳng hiểu gì”, hay những cuộc trò chuyện mà ai cũng nghe... theo cách riêng của mình.

Hãy nhớ lại thất bại của Nokia những năm 2000. Không phải do thiếu công nghệ, mà vì ban lãnh đạo đã giao tiếp kém – các kỹ sư cảnh báo iPhone là mối đe dọa nhưng không ai chịu lắng nghe, và CEO không tạo ra môi trường nơi tiếng nói phản biện được tôn trọng. Một vài cuộc họp im lặng... đã khiến gã khổng lồ trượt dài khỏi cuộc chơi.

Giao tiếp tốt: đòn bẩy vô hình của thành công

Ngược lại, những công ty như Google, Amazon hay Toyota đều xây dựng văn hóa giao tiếp rõ ràng, minh bạch và hai chiều. Họ hiểu rằng: giao tiếp tốt không làm công việc bớt đi, mà làm cho mọi việc trở nên thông suốt hơn.

Hãy nhìn vào Jeff Bezos – ông nổi tiếng với văn hóa “viết memo” thay vì thuyết trình. Tại Amazon, thay vì mở PowerPoint nói suông, mỗi người phải viết một bản ghi nhớ dài tối đa 6 trang, sau đó dành thời gian cuộc họp để đọc và thảo luận kỹ càng. Điều đó buộc mọi nhân viên phải diễn đạt ý tưởng chặt chẽ, rõ ràng, có mục tiêu, giảm thiểu việc nói vòng vo, lan man. Kết quả? Amazon không chỉ vận hành với tốc độ cao mà còn giảm xung đột, tăng khả năng phản biện trong đội ngũ.

Giao tiếp – thứ giúp bạn nổi bật mà không cần lên tiếng quá nhiều

Trong môi trường công việc, người ta thường nhớ đến người biết nói đúng lúc, hơn là người nói nhiều. Bạn không cần phải hài hước hay hoạt ngôn. Nhưng nếu bạn có thể:

Nói một câu chốt trong cuộc họp khiến cả phòng phải suy nghĩ
Viết một email khiến khách hàng ra quyết định nhanh hơn
Đặt một câu hỏi đúng vào thời điểm quan trọng để khai mở vấn đề

… thì bạn đã có một thứ vũ khí sắc bén hơn cả bằng cấp hay kinh nghiệm: kỹ năng giao tiếp thông minh.

Trong thực tế, người có năng lực nhưng giao tiếp kém thường bị đánh giá thấp hơn người trung bình nhưng giao tiếp tốt. Đó là bởi vì trong công sở, bạn không chỉ làm việc – bạn còn làm việc với người khác. Và điều đó đòi hỏi phải hiểu, nói, lắng nghe và truyền đạt sao cho đúng người – đúng lúc – đúng cách.

Đọc thêm: Giao tiếp với sếp: Từ lúng túng đến tự tin – Nghệ thuật mà ai cũng cần học

2. Làm sao để giao tiếp tốt trong công việc? 7 kỹ năng cốt lõi cần rèn luyện

Để giao tiếp tốt trong công việc, bạn không cần học thuộc những mẫu câu hoa mỹ hay cố trở thành người hoạt ngôn. Giao tiếp hiệu quả bắt đầu từ sự tự nhận thức – bạn đang nói với ai, vì mục đích gì, và muốn người đó hành động ra sao sau khi nghe mình. Kỹ năng giao tiếp giỏi là kỹ năng định hình mạch trao đổi rõ ràng, giảm hiểu lầm và tạo kết nối. Dưới đây là 7 yếu tố then chốt cần rèn luyện nếu bạn thật sự muốn cải thiện giao tiếp nơi công sở.

Thứ nhất, lắng nghe chủ động – nền móng của mọi cuộc hội thoại

Nghe để đáp khác hoàn toàn với nghe để hiểu. Nhiều người trong công việc nghe đối phương nói, nhưng thực chất đang... chờ đến lượt mình lên tiếng. Lắng nghe chủ động là khi bạn toàn tâm chú ý, không ngắt lời, không phán xét ngay lập tức, mà để người kia hoàn tất quan điểm.

Tại Google, các trưởng nhóm được huấn luyện kỹ năng "active listening" – không chỉ để giải quyết xung đột mà còn khơi gợi sự sáng tạo. Nghiên cứu từ Project Aristotle của Google từng kết luận: sự an toàn tâm lý – xuất phát từ việc được lắng nghe và tôn trọng ý kiến – chính là yếu tố quan trọng nhất tạo nên một đội nhóm hiệu quả.

Khi bạn lắng nghe sâu, bạn không chỉ hiểu được nội dung mà còn cảm nhận được cảm xúc, nhu cầu chưa nói thành lời. Và chính điều đó giúp bạn phản hồi đúng trọng tâm, đúng cảm xúc – điều người ta nhớ lâu hơn bất kỳ lời nói suông nào.

Thứ hai, nói ngắn gọn – đúng trọng tâm, đúng thời điểm

Giao tiếp trong công sở không phải là diễn thuyết. Nó là sự trao đổi thông tin để ra quyết định. Vì thế, người giao tiếp tốt luôn biết cách tối giản ngôn từ mà vẫn truyền đủ ý.

Thay vì nói:

“Em nghĩ cái phần này chắc là... hơi khó một chút ạ, nếu mà theo như em hiểu thì có thể là do bên khách hàng họ chưa thống nhất xong nội dung...”

Hãy nói:

“Vấn đề chính nằm ở phía khách hàng chưa thống nhất nội dung. Em đề xuất tổ chức một cuộc họp 30 phút với bên họ để chốt nhanh.”

Sự rõ ràng không chỉ thể hiện tư duy logic mà còn giúp tiết kiệm thời gian cho cả đội. Một nghiên cứu của Harvard Business Review từng chỉ ra: các công ty có nhân viên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng trong nội bộ thường đưa ra quyết định nhanh hơn 25% so với đối thủ.

Thứ ba, điều chỉnh kênh giao tiếp – biết lúc nào nên nói, lúc nào nên viết

Nhiều mâu thuẫn công sở phát sinh không phải do người này nói sai, mà do chọn sai kênh giao tiếp. Một lời nhắc nhẹ nhàng nếu được gửi qua email có thể bị hiểu nhầm là "ra lệnh". Một lời khen nếu chỉ gửi trong group chat có thể bị trôi đi, không tạo được hiệu ứng tích cực.

Chuyên gia quản trị Patrick Lencioni từng nói: “Nếu bạn đang xử lý cảm xúc – hãy gặp trực tiếp. Nếu bạn đang xử lý dữ liệu – hãy viết.” Việc chọn đúng kênh không chỉ giúp thông tin đến nơi, mà còn đến đúng cách, hạn chế tối đa hiểu lầm.

Thứ tư, tinh tế trong phản hồi – nói đúng nhưng không làm tổn thương

Có những người rất giỏi nêu vấn đề, nhưng lại thất bại trong việc giữ mối quan hệ sau phản hồi. Giao tiếp tốt không chỉ là nói thật – mà là nói thật sao cho người khác muốn nghe tiếp.

Một kỹ năng thường được CEO của Netflix áp dụng là "candor with kindness" – trung thực nhưng tử tế. Thay vì phê bình trực diện: “Cách làm này quá kém”, ông sẽ nói: “Tôi thấy cách tiếp cận hiện tại chưa tối ưu và chúng ta có thể làm tốt hơn nếu...”.

Sự tinh tế trong lời nói là kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn trở thành người lãnh đạo, hoặc ít nhất là người có ảnh hưởng tích cực trong đội nhóm.

Thứ năm, dám từ chối – nhưng không phá vỡ sự cộng tác

Từ chối là một phần tất yếu trong công việc. Nhưng từ chối sao cho người khác vẫn tôn trọng, thậm chí còn đánh giá cao bạn, thì lại là một nghệ thuật. Thay vì “Không, em không làm được”, bạn có thể nói: “Lịch của em tuần này đã kín, nhưng nếu anh/chị cần gấp, em có thể hỗ trợ kiểm tra lại vào tối thứ Năm.”

Một trong những ví dụ kinh điển là Steve Jobs – người nổi tiếng với việc “nói không” để bảo vệ sự tập trung. Ông từ chối hàng trăm ý tưởng chỉ để tập trung vào vài sản phẩm chiến lược. Nhưng ông luôn trình bày quan điểm với sự cứng rắn hợp lý – không làm mất tinh thần đội ngũ mà còn tạo ra sự tin tưởng.

Thứ sáu, kết nối liên phòng ban – biết nói “ngôn ngữ chung”

Giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty giống như việc dịch ngôn ngữ. Bộ phận kỹ thuật nói “API lỗi”, marketing lại hiểu là “khách hàng không phản hồi”. Nếu bạn không điều chỉnh cách nói khi làm việc liên phòng ban, bạn sẽ dễ tạo ra “điếc chuyên môn” – hiểu nhầm chỉ vì khác góc nhìn.

Tại Toyota, mô hình “gemba” – nghĩa là “đi và nhìn tận nơi” – được áp dụng để xóa bỏ khoảng cách giữa các bộ phận. Quản lý sản xuất phải xuống xưởng để nói chuyện với kỹ sư, thay vì ngồi họp ở phòng điều hòa. Điều đó giúp họ giao tiếp bằng thực tế, không bằng suy đoán.

Thứ bảy, phản hồi nhanh – đúng lúc hơn là hoàn hảo

Một email phản hồi muộn có thể làm chậm cả tiến độ dự án. Một tin nhắn không trả lời sớm khiến người khác lo lắng. Trong giao tiếp công việc, đúng lúc quan trọng không kém gì đúng ý.

Nếu bạn chưa có câu trả lời đầy đủ, chỉ cần nhắn: “Mình đang kiểm tra và sẽ phản hồi trong hôm nay” – bạn đã cho thấy sự trách nhiệm. Và chính điều đó tạo ra niềm tin – yếu tố không thể đong đếm bằng KPI, nhưng quyết định phần lớn sự thăng tiến.

Giao tiếp tốt là con đường ngắn nhất để phát triển sự nghiệp

Ở nơi làm việc, bạn không thể một mình tạo ra kết quả. Bạn cần sự phối hợp, sự đồng thuận và cả sự tin tưởng từ đồng nghiệp, sếp và khách hàng. Và thứ duy nhất kết nối tất cả điều đó chính là giao tiếp.

Giao tiếp giỏi không khiến bạn làm ít đi, nhưng khiến mọi việc dễ trôi chảy hơn. Giao tiếp khéo không khiến bạn thay đổi người khác, nhưng khiến người khác muốn thay đổi vì bạn. Và giao tiếp đúng cách – đúng thời điểm – đúng cảm xúc có thể mở cánh cửa cho những cơ hội bạn chưa từng nghĩ tới.

Hãy nhớ, giao tiếp không phải là thứ bạn chỉ dùng khi cần nói. Nó là năng lực nền tảng bạn mang theo mỗi ngày – từ lúc trả lời email, họp nhóm, phản hồi công việc cho đến khi thương lượng quyền lợi hay xử lý mâu thuẫn nội bộ. Nếu bạn chưa giỏi, hãy học. Nếu bạn đã ổn, hãy luyện tiếp. Bởi vì trong thế giới công việc hiện đại – nơi tốc độ, áp lực và sự thay đổi diễn ra liên tục – người biết giao tiếp là người sống sót và phát triển nhanh nhất.

Bạn muốn nâng cấp khả năng giao tiếp của mình?

Nếu bạn thực sự nghiêm túc với việc cải thiện kỹ năng này, đừng bỏ qua cuốn sách "Giao tiếp thông minh – Lên tiếng đúng nơi, im lặng đúng lúc" đang được giới thiệu tại Bizbooks.vn. Bộ sách không chỉ là lý thuyết suông, mà là tập hợp những tình huống điển hình, hướng dẫn cụ thể cách xử lý, kèm theo những công cụ thực hành giúp bạn: