Giao tiếp phi ngôn ngữ nơi công sở: Nói ít, thể hiện đúng – bạn sẽ được lắng nghe nhiều hơn

Đăng bởi: admin

05/07/2025

Không phải điều gì quan trọng cũng được nói ra. Trong môi trường công sở, đôi khi cái bắt tay, ánh nhìn, dáng ngồi, biểu cảm khuôn mặt… còn truyền đạt nhiều thông điệp hơn cả những gì bạn nói bằng lời. Đó là giao tiếp phi ngôn ngữ – loại hình giao tiếp thầm lặng nhưng có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách bạn được nhìn nhận, đánh giá và tin tưởng.

Thực tế, hơn 60% thông điệp trong giao tiếp đến từ phi ngôn ngữ (theo nghiên cứu của giáo sư Albert Mehrabian – UCLA). Điều đó có nghĩa là: bạn có thể nói rất hay, nhưng nếu ánh mắt lảng tránh, tư thế gò bó, gương mặt vô cảm… thì người nghe sẽ không tin những gì bạn nói.

Vậy giao tiếp phi ngôn ngữ nơi công sở gồm những yếu tố nào? Và làm sao để bạn tận dụng chúng một cách thông minh, tinh tế để nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của mình? Hãy cùng phân tích sâu từng yếu tố.

Ánh mắt: Tín hiệu không lời quyết định niềm tin

Trong giao tiếp, ánh mắt là yếu tố phi ngôn ngữ có sức ảnh hưởng nhanh và mạnh nhất. Chỉ trong vài giây đầu tiên khi gặp một người, ánh mắt bạn gửi đi đã phần nào định hình cảm nhận của người đối diện: bạn có tự tin không, bạn có thực sự lắng nghe không, bạn có đáng tin không. Đặc biệt trong môi trường công sở – nơi mỗi cuộc họp, mỗi buổi trình bày, mỗi cái gật đầu đều mang theo những thông điệp ngầm – thì ánh mắt lại càng đóng vai trò như một “cầu nối vô hình” giữa người với người.

Một ánh mắt nhìn thẳng, đều, không quá lâu nhưng không lảng tránh, cho thấy sự tự tin, trung thực và chủ động. Trong khi đó, ánh mắt đảo liên tục, chớp nhanh hoặc nhìn xuống thể hiện sự lo lắng, thiếu chắc chắn hoặc thiếu sự tôn trọng với người nghe. Khi người khác đang nói mà bạn nhìn điện thoại, hoặc để mắt lơ đễnh ra ngoài cửa sổ, họ sẽ không cần bạn nói thêm gì nữa – bởi ánh mắt bạn đã nói thay tất cả: “Tôi không quan tâm”.

Trong công sở, ánh mắt còn có chức năng “dẫn dắt không khí”. Một lãnh đạo biết dùng ánh mắt đúng lúc – ví dụ khi đồng nghiệp đang loay hoay trình bày – chỉ cần một cái gật nhẹ kết hợp ánh nhìn động viên cũng đủ để người kia bình tĩnh lại và tiếp tục nói rõ ràng hơn. Ngược lại, một ánh nhìn trống rỗng hoặc thờ ơ có thể khiến người nói lạc nhịp và mất tự tin.

Cựu Tổng thống Mỹ Barack Obama là ví dụ điển hình của việc sử dụng ánh mắt để tạo nên sức hút và ảnh hưởng. Khi phát biểu trước đám đông, ông không nhìn vào khoảng không chung, mà luôn cố gắng chia ánh nhìn cho nhiều khu vực, kết nối ánh mắt với từng nhóm người, từng cá nhân – dù chỉ trong vài giây. Điều này giúp ông tạo cảm giác “gần” với người nghe, khiến họ cảm thấy mình được nhìn thấy, được lắng nghe. Trong các cuộc đối thoại trực diện, ánh mắt của Obama luôn ổn định, tập trung, thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối với đối phương, kể cả khi đang bất đồng quan điểm.

Tư thế: Tư duy thể hiện qua dáng đứng, dáng ngồi

Không cần mở lời, chỉ cần cách bạn bước vào phòng họp, đứng trước nhóm, hoặc ngồi trong buổi trao đổi, người khác đã định hình một phần con người bạn. Đó là sức mạnh của tư thế – yếu tố phi ngôn ngữ không lời nhưng phản chiếu rõ ràng tâm thế bên trong. Một người thẳng lưng, vai mở, đầu ngẩng cao thường được cảm nhận là người tự tin, chủ động và sẵn sàng đóng góp. Trong khi đó, dáng ngồi khép lại, vai co lại, mắt cúi xuống lại dễ gợi cảm giác né tránh, thiếu quyết đoán hoặc thiếu năng lượng.

Tư thế giao tiếp không chỉ là hình thức, nó tác động trực tiếp đến quyết định trao quyền, sự tín nhiệm, và cơ hội thăng tiến. Trong môi trường công sở, những người có tư thế vững vàng, tĩnh mà không cứng, linh hoạt mà không lộn xộn, thường được nhìn nhận là người kiểm soát tốt cảm xúc, có nội lực, từ đó dễ được giao những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Tư thế cũng ảnh hưởng ngược trở lại đến chính bạn. Một nghiên cứu của Đại học Harvard do tiến sĩ Amy Cuddy thực hiện đã chứng minh: tư thế “quyền lực” – như đứng thẳng, mở rộng vai, hai tay chống hông – nếu duy trì chỉ 2 phút trước khi bước vào một tình huống căng thẳng, có thể giúp tăng testosterone (hormone tự tin) và giảm cortisol (hormone căng thẳng). Nói cách khác, tư thế không chỉ biểu hiện sự tự tin – mà còn tạo ra sự tự tin.

Steve Jobs nổi tiếng với tư thế thuyết trình "đứng trầm tĩnh", hai chân giữ vững, lưng thẳng và hai tay mở thoải mái trước bụng – một kiểu đứng không áp đảo, nhưng mang đến cảm giác kiểm soát và tập trung tuyệt đối. Khi bước lên sân khấu giới thiệu iPhone đầu tiên năm 2007, Jobs không cần la hét hay làm trò. Chỉ cần ông bước tới trung tâm, đứng yên và nhìn thẳng về phía trước – cả khán phòng đã im lặng lắng nghe. Tư thế đó thể hiện đúng tinh thần Apple: tối giản, mạnh mẽ và chắc chắn.

Trong văn phòng làm việc thường ngày, tư thế không cần “trình diễn”, nhưng vẫn cần được rèn luyện. Khi bạn bước vào phòng họp, hãy bước dứt khoát, không lưỡng lự. Khi ngồi nghe trình bày, hãy giữ lưng thẳng, tay không khoanh trước ngực – tư thế ấy cho thấy bạn đang mở lòng, sẵn sàng trao đổi chứ không đóng khung bản thân.

Bạn không thể kiểm soát suy nghĩ của người khác, nhưng bạn có thể kiểm soát tư thế của chính mình – để người khác nhìn thấy một đồng nghiệp đáng tin và một cộng sự có bản lĩnh.

Cử chỉ tay: Lời nói thứ hai khi bạn đang im lặng

Khi bạn im lặng, tay bạn vẫn đang nói. Và khi bạn lên tiếng, tay bạn đang giúp lời nói trở nên rõ ràng, sinh động – hoặc gây nhiễu và khiến người khác không muốn nghe tiếp. Trong môi trường công sở, cử chỉ tay – dù nhỏ – lại là thứ tạo ra ấn tượng ban đầu về bạn là người điềm tĩnh hay hấp tấp, chuyên nghiệp hay thiếu kiểm soát.

Cử chỉ tay phù hợp giúp người đối diện hiểu rõ hơn nội dung bạn truyền đạt, đồng thời tạo nên cảm giác tự nhiên, mạch lạc. Ngược lại, những động tác tay loạn xạ, quá đà hoặc lặp lại vô thức (gõ bút, xoay nhẫn, vuốt tóc…) không chỉ khiến bạn mất điểm, mà còn làm xao nhãng người nghe, khiến họ tập trung vào hành vi… thay vì thông điệp.

Một trong những nguyên tắc đơn giản nhất là: bàn tay nên mở, thoải mái và di chuyển trong khoảng không phía trước thân người (gọi là khu vực trung lập). Khi bạn giơ tay quá cao, quá thấp, hoặc chỉ tay vào mặt người khác – tín hiệu gửi đi thường mang tính thống trị, gây phản cảm hoặc kích hoạt phản ứng phòng vệ.

Elon Musk – dù nổi tiếng là người trầm lặng và hơi vụng về trong giao tiếp – lại rất biết tận dụng cử chỉ tay khi cần tạo điểm nhấn. Trong buổi giới thiệu Tesla Cybertruck năm 2019, Elon không dùng quá nhiều từ ngữ, nhưng từng cử chỉ tay khi chỉ vào phần thân xe, khi mở cửa, khi chạm nhẹ vào phần kính… đều rất tự nhiên, đúng lúc và giúp truyền tải tinh thần “thô ráp – mạnh mẽ – đột phá” mà Cybertruck muốn hướng tới. Đặc biệt, khi giải thích về công nghệ pin hay AI tại các hội thảo, Musk thường đưa tay mô tả cấu trúc, luồng vận hành, giúp người nghe dễ hình dung hơn dù chủ đề rất kỹ thuật.

Điều đáng nói là Elon không có cử chỉ tay “đẹp” theo tiêu chuẩn thuyết trình truyền thống. Nhưng anh diễn đạt bằng tay đúng theo nội dung, không lố – và đó mới là sự chuyên nghiệp đích thực: để tay phục vụ lời nói, không phải để gây chú ý.

Trong công sở, bạn không cần “múa tay” như đang diễn TED Talk. Nhưng nếu bạn biết dừng tay khi người khác nói, nhấn nhẹ khi cần làm rõ ý, mở bàn tay khi trình bày quan điểm, bạn sẽ được lắng nghe nhiều hơn. Ngay cả khi bạn im lặng, người khác vẫn cảm nhận được bạn đang quan sát, đang tương tác.

Cử chỉ tay là lời nói phụ, nhưng có thể làm nên điều khác biệt. Kiểm soát nó – và bạn kiểm soát cả không gian giao tiếp.

Biểu cảm khuôn mặt: Giao tiếp bằng cảm xúc – không cần nói nhiều

Một người có thể nói hàng trăm câu hay, nhưng nếu khuôn mặt họ cứng đơ, thiếu cảm xúc – người đối diện sẽ thấy khó tin, khó hiểu và… khó chịu. Bởi khuôn mặt chính là tấm gương phản chiếu cảm xúc thật – nơi bộc lộ rõ bạn đang lắng nghe thật lòng hay chỉ “giả bộ chăm chú”; bạn đang đồng cảm, tò mò, khó chịu hay phản đối.

Trong môi trường công sở, biểu cảm khuôn mặt là yếu tố cực kỳ quan trọng để kết nối, truyền tải sự tôn trọng, đồng thuận hoặc tinh tế rút lui khỏi xung đột. Một nụ cười nhẹ đúng lúc khi đồng nghiệp hoàn thành dự án, một cái gật đầu tán đồng khi đồng đội đưa ra ý tưởng, hay đơn giản là ánh mắt ấm áp khi người khác đang chia sẻ vấn đề cá nhân… đều là cách giao tiếp không lời nhưng có sức thuyết phục mạnh mẽ hơn bất kỳ lời khen nào.

Ngược lại, biểu cảm lạnh tanh, cau mày liên tục, đảo mắt khi nghe người khác nói… có thể khiến môi trường làm việc trở nên căng thẳng, đầy phòng thủ. Đặc biệt, những người ở vị trí lãnh đạo càng cần kiểm soát biểu cảm, bởi chỉ một cái nhíu mày vô thức khi cấp dưới trình bày cũng có thể khiến họ lo lắng, mất tự tin và “rút lui về vùng an toàn” trong các buổi họp sau.

Oprah – nữ hoàng truyền hình Mỹ – không chỉ nổi tiếng vì cách đặt câu hỏi sâu sắc, mà còn vì biểu cảm khuôn mặt đầy chân thành, cảm xúc. Khi phỏng vấn các khách mời như Barack Obama, Meghan Markle hay nạn nhân của bạo lực gia đình, Oprah luôn thể hiện sự thấu hiểu bằng từng cái gật đầu nhẹ, đôi mắt mở rộng khi nghe chi tiết bất ngờ, hay cái mím môi khi cảm thấy xúc động. Cô không chỉ “nghe” câu chuyện – cô “cảm” câu chuyện, và biểu cảm khuôn mặt giúp người đối diện thấy an toàn, được chấp nhận, được thấu cảm.

Điều đó lý giải vì sao người ta sẵn sàng nói thật với Oprah, khóc trước máy quay, và mở lòng với hàng triệu khán giả – bởi Oprah truyền được cảm giác "bạn không bị phán xét" chỉ bằng biểu cảm của mình.

Tại công sở, bạn có thể học từ Oprah bằng cách đơn giản nhất:

Khi nghe người khác nói, gật đầu nhẹ để thể hiện bạn đang chú ý.
Khi muốn đồng cảm, nhìn thẳng, hơi nghiêng đầu và giữ ánh mắt mềm mại.
Tránh biểu cảm đóng băng – dù là do căng thẳng hay vô thức.

Trong thế giới công việc bận rộn, người ta nhớ đến bạn không chỉ vì bạn giỏi – mà vì khi nói chuyện với bạn, họ cảm thấy dễ chịu, được lắng nghe và được tôn trọng.

Khoảng cách và không gian: Giữ giới hạn đúng – chính là tôn trọng ngầm

Ở công sở, không phải lúc nào bạn cũng cần nói. Đôi khi, cách bạn đứng gần hay xa ai đó, cách bạn bước vào một cuộc trò chuyện, hay cách bạn đặt mình trong không gian chung… chính là “ngôn ngữ không lời” thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và tinh tế. Đó là sức mạnh của khoảng cách và không gian trong giao tiếp phi ngôn ngữ.

Mỗi người đều có một “vùng riêng tư” – vô hình nhưng rất thật. Khi người khác xâm nhập vùng này một cách vô ý (đứng quá gần, nghiêng sát vào bàn làm việc, chạm vai khi không thân…), họ có thể cảm thấy bị đe dọa, khó chịu hoặc mất tập trung. Đặc biệt là trong môi trường công sở – nơi tính chuyên nghiệp, ranh giới cá nhân và sự lịch thiệp được đặt lên hàng đầu – việc giữ khoảng cách đúng là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn hiểu cách tôn trọng người khác mà không cần phải nói ra.

Ngược lại, nếu khoảng cách quá xa trong những tình huống cần kết nối (ví dụ, trao đổi riêng với đồng nghiệp, hoặc phản hồi cá nhân sau buổi họp), bạn có thể vô tình tạo ra sự xa cách, khiến người đối diện cảm thấy lạnh nhạt hoặc không được lắng nghe đủ.

Không lời – nhưng không vô nghĩa

Trong môi trường công sở, những gì bạn thể hiện qua cơ thể – ánh mắt, tư thế, cử chỉ, biểu cảm, khoảng cách – có khi còn quyết định sự nghiệp rõ hơn cả những bản báo cáo bạn trình bày. Người nói nhiều chưa chắc là người được tin, nhưng người kiểm soát tốt giao tiếp phi ngôn ngữ luôn là người được nể trọng.

Khi bạn chưa lên tiếng, người ta đã quan sát ánh mắt bạn có dám nhìn thẳng không. Khi bạn đang trình bày, đồng nghiệp đã ngầm đọc dáng ngồi và biểu cảm để đo độ tự tin và cam kết. Khi bạn bước vào phòng họp, cấp trên có thể đã định hình mức độ chuyên nghiệp của bạn chỉ từ bước đi và khoảng cách bạn lựa chọn khi ngồi xuống. Tất cả những điều đó là giao tiếp – chỉ là không cần lời.

Điểm chung của những người thành công là gì? Họ hiểu được tín hiệu ngầm trong môi trường làm việc và sử dụng ngôn ngữ cơ thể như một “công cụ mềm” để mở lối cho hợp tác, xây dựng ảnh hưởng và thuyết phục không cần ồn ào. Họ không phô trương, nhưng từng hành vi đều mang một thông điệp rõ ràng: Tôi đang ở đây, tôi đáng tin, tôi kiểm soát được chính mình – và tôi tôn trọng bạn.

Gợi ý dành cho bạn: Muốn giao tiếp tốt, hãy bắt đầu từ điều… không nói “Giao tiếp thông minh – Lên tiếng đúng nơi, im lặng đúng lúc” – Cuốn sách bán chạy tại Bizbooks, dành cho những ai hiểu rằng trong công sở, nói ít nhưng đúng, thể hiện ít nhưng sâu, chính là vũ khí thăng tiến bền vững nhất.

Bạn sẽ học được:

Cách điều khiển ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự chuyên nghiệp
Những lỗi phi ngôn ngữ phổ biến khiến bạn bị đánh giá thấp mà không hề hay biết
30+ tình huống nơi công sở kèm hướng dẫn phản ứng phi ngôn ngữ thông minh
Bí quyết để người khác “cảm nhận” được bạn đáng tin, ngay cả khi bạn chưa mở lời

Một cuốn sách không chỉ dạy bạn cách nói chuyện – mà dạy bạn cách im lặng đúng lúc để người khác tự tin trao cho bạn cơ hội. Mua tại Bizbooks.vn hoặc inbox fanpage Bizbooks để nhận ưu đãi nội bộ cho độc giả mới.