Cách giao tiếp với đồng nghiệp khó tính: 7 chiến lược không làm mất lòng mà vẫn hoàn thành công việc
Trong môi trường công sở, bạn không thể chọn đồng nghiệp. Bạn phải học cách hợp tác với nhiều kiểu người, trong đó khó nhất là làm việc cùng những người khó tính – luôn soi xét, hay phàn nàn, bảo thủ hoặc thiếu thiện chí. Họ có thể khiến mỗi cuộc họp trở nên căng thẳng, mỗi email trở thành "mìn tâm lý", và mỗi lời góp ý là một lần tổn thương.
Vậy cách giao tiếp với đồng nghiệp khó tính là gì để bạn vừa giữ vững năng suất làm việc, vừa giữ được hòa khí nơi công sở? Dưới đây là phân tích sâu 7 chiến lược đã được áp dụng hiệu quả trong nhiều môi trường làm việc khắc nghiệt.
1. Trước khi nói chuyện, hãy học cách quan sát và thấu hiểu kiểu “khó” của họ
Không phải tất cả những người khó tính đều giống nhau. Có người khó vì sợ sai sót, có người vì không tin tưởng người khác, có người do quá cầu toàn và cũng có người vì từng trải nghiệm tiêu cực. Việc đầu tiên bạn cần làm là ngừng đánh giá vội vàng, và bắt đầu quan sát hành vi – động cơ – nỗi sợ bên trong họ.
Ví dụ, nếu một đồng nghiệp liên tục kiểm tra lại từng con số bạn làm, thay vì khó chịu, hãy đặt câu hỏi: “Liệu họ đã từng bị cấp trên trách phạt vì sai số?” Nếu họ hay cáu gắt trong cuộc họp, có thể do cảm giác bất an hoặc thiếu kiểm soát. Nhìn nhận họ như một người đang vật lộn với áp lực – thay vì “người xấu” – sẽ giúp bạn thay đổi cách tiếp cận.
Tại một công ty công nghệ lớn ở Singapore, một quản lý kỹ thuật nổi tiếng là “khó chiều” từng bị nhân viên trẻ gọi là “ông cụ non”. Nhưng một đồng nghiệp khôn khéo đã dành thời gian tìm hiểu, phát hiện ông từng bị mất chức vì một lỗi nhỏ của nhân viên cấp dưới. Từ đó, anh chủ động cập nhật tiến độ sớm, gửi thông tin chi tiết hơn – và dần dần trở thành người duy nhất được ông tin tưởng. Khi bạn hiểu được “nỗi sợ” của người khó tính, bạn sẽ có chìa khóa để giao tiếp trúng điểm yếu mà không tạo ra phản kháng.
2. Kiểm soát cảm xúc trước khi phản ứng – vì bạn là người chủ động
Đừng để sự khó chịu của người khác biến bạn thành một phiên bản nóng nảy, thiếu chuyên nghiệp. Một trong những kỹ năng đắt giá nhất trong giao tiếp công sở là kiềm chế phản xạ cảm xúc.
Thay vì phản ứng ngay khi bị chỉ trích, hãy rèn luyện phản xạ: tạm dừng – hít sâu – đặt lại câu hỏi về mục tiêu chính. Khi một người đồng nghiệp bảo: “Tôi thấy cách bạn làm báo cáo này quá tệ,” thay vì bật lại: “Vậy anh làm thử xem!”, bạn có thể trả lời: “Cảm ơn anh đã góp ý. Mình cùng xem lại mục nào chưa ổn nhé?”
Sự bình tĩnh khiến bạn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp, làm chủ tình huống và chuyển cuộc đối thoại từ đối đầu sang hợp tác.
3. Giao tiếp bằng ngôn ngữ “giảm xung đột” – nói đủ, nói đúng, không chọc giận
Lựa chọn từ ngữ đúng là vũ khí sắc bén nhất khi giao tiếp với người khó tính. Thay vì lời nói cảm tính, bạn cần sử dụng những câu nói trung lập, có tính xây dựng, không công kích cá nhân.
Ví dụ, đừng nói: “Anh làm việc thiếu hợp tác quá!” – điều đó chỉ khiến tình hình tồi tệ hơn. Hãy nói: “Mình có cảm giác hai bên đang hiểu sai ý nhau, mình xin phép trình bày lại rõ hơn để cùng thống nhất.”
Kỹ thuật “I-statement” (nói từ góc nhìn cá nhân) thay vì “You-statement” (đổ lỗi) sẽ giúp giảm phòng thủ. Ví dụ: “Tôi thấy hơi khó theo dõi tiến độ nếu không có cập nhật từ anh/chị” – thay vì “Anh/chị chẳng bao giờ chia sẻ gì!”
Nguyên tắc: Khi bạn ngừng tấn công – đối phương ngừng phòng thủ. Khi bạn trung lập – cuộc trò chuyện có không gian để tiến về phía trước.
4. Biết thiết lập giới hạn – tử tế nhưng không dễ dãi
Giao tiếp khéo không đồng nghĩa với việc bạn cam chịu bị xúc phạm. Trong những tình huống đồng nghiệp khó tính có xu hướng quát tháo, công kích cá nhân hoặc ra lệnh thô bạo – bạn cần dừng lại và thiết lập ranh giới ứng xử.
Ví dụ: “Mình hoàn toàn sẵn sàng lắng nghe góp ý, nhưng nếu có thể, chúng ta hãy giữ tông giọng nhẹ nhàng để cùng làm việc hiệu quả hơn.” Đó không phải là từ chối, mà là cách bạn bảo vệ chính mình một cách chuyên nghiệp – điềm đạm – rõ ràng.
Những người khó tính thực ra rất nể những ai biết rõ mình cần gì và xứng đáng được tôn trọng, nhưng vẫn giữ được thái độ hợp tác. Đừng nhầm lẫn “nhẹ nhàng” với “nhún nhường đến mức bị lấn lướt”.
5. Kéo đối phương về mục tiêu chung – thay vì tranh đúng sai
Một sai lầm lớn khi giao tiếp với người khó tính là cố gắng tranh luận để giành phần đúng. Điều này không chỉ không hiệu quả, mà còn có thể làm mọi thứ tệ hơn. Những người có xu hướng kiểm soát cao thường phản ứng mạnh với sự thách thức trực tiếp. Họ không dễ dàng thừa nhận sai, và càng bị phản bác, họ càng phòng thủ. Cuộc trao đổi từ đó biến thành một “trận chiến danh dự” hơn là một nỗ lực hợp tác.
Thay vì rơi vào cuộc đấu lý, bạn cần kéo đối phương về điểm chung – thứ cả hai đều quan tâm: kết quả công việc, tiến độ dự án, hay lợi ích của tập thể. Ví dụ, khi bị đồng nghiệp bắt bẻ từng chi tiết nhỏ trong bản báo cáo, thay vì nói: “Tôi đã làm đúng rồi, anh kiểm tra kỹ lại đi!”, hãy đổi hướng: “Mình cùng rà lại để đảm bảo bản báo cáo đạt yêu cầu và kịp nộp đúng hạn nhé.”
Câu nói này không chỉ giúp hạ nhiệt, mà còn nhấn mạnh rằng cả hai đều đang cùng một “chiến tuyến” – không ai chống lại ai. Cách dùng từ như “chúng ta”, “cùng nhau”, “nhóm mình” tạo ra cảm giác đồng đội, thay vì đối đầu.
Một ví dụ điển hình là cách Elon Musk xử lý mâu thuẫn nội bộ tại Tesla. Khi kỹ sư và bộ phận thiết kế có tranh cãi căng thẳng về vấn đề chi phí, thay vì phân xử đúng sai, ông hỏi một câu đơn giản: “Phương án nào giúp chúng ta đưa xe ra thị trường sớm hơn?” Câu hỏi ấy đủ sức kéo toàn bộ cuộc họp về mục tiêu kinh doanh thay vì cái tôi cá nhân.
Trong môi trường công sở, đúng sai không quan trọng bằng việc đi đến đích cùng nhau. Người giao tiếp thông minh luôn biết chuyển tâm điểm từ “ai đúng” sang “làm sao để mọi việc được hoàn thành tốt nhất”.
6. Tìm điểm mạnh ẩn sau sự khó tính – và khen đúng lúc
Nhiều người xem đồng nghiệp khó tính là gánh nặng, nhưng thực tế, họ thường sở hữu những phẩm chất mà cả team cần: tỉ mỉ, nguyên tắc, giàu trách nhiệm và nhạy cảm với rủi ro. Vấn đề là cách họ thể hiện quá cực đoan, khiến người khác khó chịu. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách nhìn ra giá trị ẩn sau lớp vỏ cứng đầu đó và khéo léo ghi nhận, bạn sẽ mở ra được một kênh kết nối hiệu quả.
Hãy để ý: những người càng khó tính thường càng thiếu cảm giác được công nhận. Họ có xu hướng khắt khe không phải vì ghét người khác, mà vì sợ bị đánh giá thấp hoặc sợ mọi việc đổ vỡ nếu không làm đúng. Một lời khen đúng lúc sẽ tạo tác động mạnh: giúp họ cảm thấy được nhìn nhận, từ đó bớt căng thẳng hơn trong tương tác.
Ví dụ: khi họ chỉ ra một lỗi nhỏ trong kế hoạch, thay vì phản ứng kiểu “lại bắt bẻ nữa”, bạn có thể nói: “Cảm ơn anh/chị đã để ý kỹ, điểm này em cũng suýt bỏ qua.” Câu nói này vừa thừa nhận vai trò, vừa tạo ra thiện cảm – vì không ai ghét người biết ơn mình.
Tại một agency ở TP.HCM, một giám đốc sáng tạo nổi tiếng khó tính đã thay đổi cách phản hồi sau khi một bạn nhân viên mới thẳng thắn gửi mail: “Em biết chị luôn muốn sản phẩm đạt mức tốt nhất, và em học được rất nhiều nhờ cách chị soi chi tiết từng phần. Nếu được, chị có thể góp ý thêm cho em phần headline để em sửa nhanh hơn không?” Sau email đó, cả hai bắt đầu hợp tác dễ dàng, và bạn trẻ này còn được “nâng đỡ đặc biệt” vì thái độ cầu thị và biết tôn trọng đúng lúc. Đừng chỉ thấy phần “khó ưa” – hãy nhìn vào phần “giá trị” của người khó tính. Và nếu bạn biết khen đúng, họ sẽ không chỉ bớt gay gắt mà còn trở thành đồng minh thầm lặng của bạn.
7. Kiên nhẫn xây dựng mối quan hệ – từng hành vi nhỏ tạo nên thay đổi lớn
Sẽ rất ngây thơ nếu bạn nghĩ chỉ cần vài câu nói đúng là có thể khiến một người khó tính thay đổi hoàn toàn cách cư xử. Tính cách là thứ hình thành qua năm tháng – và bạn không thể "đập bỏ" nó trong một vài ngày. Nhưng bạn có thể từng bước điều chỉnh cách họ phản ứng với bạn, bằng sự kiên trì và chiến lược dài hạn.
Mối quan hệ nơi công sở cũng giống như việc trồng một cái cây: nếu ngày nào bạn cũng tưới, bón phân, chăm chút từng chút – cây sẽ lớn dần. Ngược lại, nếu chỉ chăm bẵm vài hôm rồi bỏ bê, nó sẽ héo. Trong giao tiếp với người khó tính, điều quan trọng là duy trì những hành vi tích cực nhỏ lặp đi lặp lại: chào hỏi mỗi sáng, gửi tin nhắn xác nhận tiến độ, hỏi han khi thấy họ mệt mỏi, hay đơn giản là gửi một tài liệu hữu ích đúng lúc.
Ban đầu, họ có thể lạnh lùng hoặc nghi ngờ động cơ của bạn. Nhưng dần dần, sự nhất quán trong thái độ sẽ tạo ra niềm tin âm thầm. Và khi bạn đã có niềm tin, những rào cản sẽ tự tan chảy.
Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy: những mối quan hệ đồng nghiệp từng “xấu” nhưng được cải thiện bởi một bên kiên trì chủ động kết nối, thường có hiệu suất làm việc cao gấp 1,8 lần so với các mối quan hệ trung lập.
Giao tiếp không phải là kỹ năng “bấm nút một lần là xong”, mà là hành trình dài hơi. Đừng mong người khó tính mở lòng sớm – hãy cho họ đủ lý do để muốn làm điều đó, từ sự nhất quán và chân thành của bạn.
Giao tiếp với người khó tính – bài kiểm tra trưởng thành mà ai cũng phải vượt qua
Làm việc với người khó tính là điều không ai mong muốn. Nhưng thật nghịch lý, chính những người đó lại là tấm gương phản chiếu rõ nhất khả năng kiểm soát cảm xúc, trí tuệ ứng xử và độ trưởng thành nội tâm của bạn. Bạn có thể né tránh một lần, nhưng không thể né tránh mãi. Môi trường công sở, càng lên cao, càng đòi hỏi bạn biết làm việc với nhiều kiểu người, đặc biệt là những người “khó ưa nhưng không thể thiếu”.
Thay vì phản kháng, hãy bắt đầu bằng việc chủ động thay đổi cách tiếp cận: hiểu lý do họ hành xử như vậy, điều chỉnh ngôn ngữ để hạ nhiệt, thiết lập ranh giới hợp lý, và dần dần xây dựng niềm tin từ những hành vi nhỏ. Đó không chỉ là nghệ thuật giao tiếp – mà là năng lực dẫn dắt cảm xúc và định hình văn hóa hợp tác trong tổ chức.
Giao tiếp với người dễ tính giúp bạn thoải mái.
Giao tiếp với người khó tính giúp bạn trưởng thành.
Và nếu bạn thực sự nghiêm túc trong việc phát triển kỹ năng này – không chỉ để tồn tại, mà để dẫn dắt, ảnh hưởng và tiến xa hơn trong sự nghiệp, thì một trong những lựa chọn đầu tư xứng đáng chính là bộ sách: "Nghệ thuật xây dựng mối quan hệ"
Bộ sách dành cho:
- Những người thường bị cuốn vào tranh cãi nơi công sở
- Người muốn phản hồi góp ý mà không làm mất lòng
- Những ai đang ở vị trí lãnh đạo, quản lý đội nhóm
- Hoặc đơn giản, bạn muốn nói chuyện khiến người khác lắng nghe
Bộ sách không chỉ dạy bạn “nói gì” mà còn giúp bạn biết “khi nào nên nói, khi nào nên im”, biết “cách nói” để biến mâu thuẫn thành hợp tác, biến phản kháng thành đồng thuận. Bạn có thể tìm đọc tại Bizbooks.vn, hoặc inbox fanpage Bizbooks để được tư vấn nhanh.
Đọc thêm
Giao tiếp là gì? Hiểu đúng, luyện hay để thành công
Bí quyết giao tiếp dành cho người nhút nhát: 7 Bước giúp bạn mở lời tự nhiên và được lắng nghe
Cách nói chuyện tự nhiên khi gặp người lạ: 5 bí quyết để không còn lúng túng
Kỹ năng giao tiếp nơi công sở: Yếu tố sống còn quyết định thành bại trong công việc
Cách phản hồi email chuyên nghiệp và tinh tế: Nghệ thuật nhỏ quyết định hình ảnh lớn
5 Lỗi giao tiếp khiến bạn mất điểm với đồng nghiệp mà bạn không hề nhận ra